Template di appunti efficaci
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Prendere efficacemente appunti è il miglior modo che abbiamo per ricordare (e ritrovare) le informazioni che riceviamo dalle persone che incontriamo, durante riunioni più o meno importanti che sia o durante eventi e conferenze. Memorizzare, saper ritrovare le informazioni ed essere in grado di riesporle in maniera efficace sono alcuni degli strumenti più utili, a nostra disposizione, per mostrare agli altri il nostro valore.
Di seguito, presento alcuni template utili a questo scopo. Ho usato (e adattato) ognuna delle pagine di template che vedrete alle mie esigenze personali e alle situazioni lavorative nelle quali mi sono imbattuto. La base comune, però, è costituita dall’esperienza di persone ben(altrui) che cercherò di riportare di seguito. L’idea alla base di ognuno di essi è quella di poter risparmiare tempo utilizzando una struttura già testata e che permetta di recuperare velocemente le informazioni necessarie a valle di momenti (come le riunioni di grandi gruppi di persone) che possono risultare spesso particolarmente caotici.
Considerazioni generali
In tutte le pagine si potranno notare diverse sezioni nelle quali organizzare le informazioni utili a memorizzare ogni aspetto dell’incontro in esame.
La sezione denominata “partecipanti” richiede un veloce disegno del tavolo e l’indicazione dei partecipanti alla riunione (se dovessero essere tanti, sarà possibile utilizzare solo le iniziali per una maggiore comodità) e delle loro posizioni. Riportare anche questo aspetto aiuterà, una volta ripreso in mano il foglio per rianalizzare quanto emerso, a visualizzare meglio tutte le fasi della riunione in esame.
La sezione “legenda e abbreviazioni” serve, invece, per velocizzare (in un secondo momento) la scrittura nelle parti successive e a rendere chiare per sempre eventuali abbreviazioni utilizzate; aspetto molto utile anche qualora il foglio dovesse essere condiviso anche con altri collaboratori non presenti all’evento.
Pagina 1 - il metodo dei quadrati
La prima pagina può essere utilizzata come frontespizio per riunioni particolarmente lunghe o anche come una pagina nel caso di incontri di più breve entità.
La parte superiore, come già parzialmente esposto, tiene conto di tutte quelle informazioni utili a collocare nello spazio e nel tempo la riunione oltre che a fornire un elenco visuale dei partecipanti alla stessa.
La parte inferiore, invece, ripropone il metodo dei quadrati utilizzato da Bill Gates. Il foglio viene suddiviso in 4 aree, ognuna delle quali dovrà contenere solo e soltanto specifiche informazioni. Esse potranno legarsi tra loro ma non potranno mai contenere lo stesso elemento informativo. Ruotando in senso orario partendo dal vertice in alto a sinistra avremo: ordine del giorno (conterrà un elenco puntato di tutti gli argomenti che verranno toccati durante la riunione), note/domande (conterrà appunti, informazioni e dati utili emersi nel corso dell’incontro e che possono essere impiegati per ulteriori approfondimenti e spunti), to-do’s (altri) (elenco puntato di attività che devono essere svolte o dovranno essere assegnate ad altre persone, siano esse presenti o meno alla riunione in esame) e to-do’s (personale) (elenco delle attività che deve compiere colui che presenzia all’incontro).
Un formato di questo genere risulta particolarmente utile per individui che ricoprono un ruolo direttivo nei confronti di altre persone ma anche per tutti coloro che presenziano alla riunione e devono/vogliono tenere monitorato l’andamento delle attività che seguiranno l’incontro.
Pagina 2 - osservatore alle riunioni
La seconda pagina è molto simile alla prima. Se in precedenza abbiamo descritto il frontespizio degli appunti di una riunione, quello che segue è un template utile per riunioni più lunghe o nelle quali si opera solo come uditori e non come decisori. La parte mancante è, infatti, quella degli elenchi di attività da svolgere perché, in un caso, sarà utile poterla osservare in un unico luogo facilmente raggiungibile senza dover scorrere un’infinità di altre pagine e, nell’altro, non sarà di particolare interesse osservare questi elenchi in maniera separata rispetto al flusso dei discorsi emersi durante la riunione (o comunque in maniera distaccata rispetto all’ordine del giorno).
Pagina 3 - il metodo Cornell
La terza pagina è, invece, più utile quando bisogna prendere appunti a conferenze, corsi ed eventi. Sviluppata seguendo il metodo Cornell inventato da Walter Pauk, è una delle tecniche più note e diffuse in ambito universitario e scolastico in generale.
Il foglio viene suddiviso in tre aree. La colonna di sinistra conterrà parole chiave e concetti di sintesi di quanto riportato nella sezione destra. In questa zona sarà anche possibile appuntare domande per eventuali approfondimenti rispetto a concetti poco chiari e/o di particolare interesse. Sarà questa seconda area ad essere maggiormente interessata dalla nostra azione di stesura degli appunti. In fondo, invece, la sezione “riassunto pagina” dovrà essere usata per un veloce riassunto del contenuto della pagina. Fare questa operazione può risultare onerosa ma permetterà di risparmiare tempo in futuro quando si vorranno andare a recuperare particolari informazioni e, inoltre, aiuterà a sviluppare la memoria su quel particolare argomento.
Pagina 4 - incontri con fornitori
La quarta pagina è una rivisitazione della seconda che lascia un maggiore spazio agli appunti e alle parole chiave mentre perde ogni riferimento all’ordine del giorno. Utile quando si presenzia a riunioni di aggiornamento su un argomento specifico; in questo caso si ha la necessità di recuperare molti nuovi concetti ma anche definire alcune (poche generalmente) attività da compiere per mettere in campo subito le nuove competenze acquisite. L’esempio pratico è quello di un incontro svolto con un fornitore che deve fornire chiarimenti in merito ad una nuova tecnologia (o ad un nuovo prodotto); saremo molto interessati a capire come funziona ma vorremo anche definire delle attività che permettano di implementarla il più velocemente possibile.
Pagina 5 - fiere ed eventi
L’ultima pagina è fortemente pensata per eventi (come anche fiere di settore) nei quali non è sempre possibile avere il tempo per fermarsi a schematizzare attentamente tutti i propri pensieri e le proprie domande. Riportare i relatori o le aziende che hanno fornito determinate informazioni (eventualmente assieme agli opportuni contatti) si rivela molto utile quando si vorranno approfondire ulteriormente determinati argomenti al di fuori dell’evento specifico.
Conclusioni e template
Per visualizzare e poter scaricare i template di cui ti ho parlato, compila il form che trovi qui a fianco e non esitare a fare domande. Spero che possano esserti tanto utili quanto lo sono per a me. Se dovessi avere necessità di qualche consiglio o dovessero sorgere domande (anche in un secondo momento) nell’utilizzo di questi fogli, non esitate a contattarmi qui o su LinkedIn.
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