Il metodo PARA
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Il mondo in cui viviamo è sempre più frenetico e volatile, le to-do list sono ormai strumenti utilizzati da tutti per organizzarsi (al meglio) con scadenze sempre più strette. A tutto questo possiamo aggiungere la perdita di documenti importanti, pensieri e idee che potrebbero cambiare la nostra vita lavorativa e non.
Fortunatamente, però, esistono anche strumenti in grado di aiutarci a resistere a questo senso di schiacciamento e ad organizzare ogni ambito della nostra vita. Il metodo che approfondiamo oggi è il metodo PARA teorizzato da Tiago Forte nel suo libro del 2023 “The Para Method”
Cosa si intendo per metodo PARA?
Tiago Forte è un esperto di produttività che ideò dapprima la metodologia di gestione della conoscenza noto come Building a Second Brain (BASB), sistema digitale che permette di creare un sistema di back-up del cervello umano in modo da non perdere più le informazioni, le attività da fare e le proprie idee.
Il metodo PARA nasce da questa metodologia e punta ad organizzare ogni tipo di informazione che l’essere umano ritiene utile in quattro contenitori: progetti, aree, risorse e archivi (da qui il nome P.A.R.A.).
Come funziona ciascun contenitore?
I progetti sono raggruppamenti di impegni che richiedono diverse fasi di azione per essere completati. Alcuni esempi sono la scrittura di un libro o la ricerca di un nuovo lavoro.
Il progetto si articola in diverse attività rivolte al raggiungimento di uno specifico obiettivo. Come ogni progetto che si rispetti, quindi, dovrebbe presentare una chiara scadenza che permetta di prendere un impegno utile con se stessi.
Le aree sono impegni a lungo termine con l’obiettivo di un progressivo miglioramento. Alcuni esempi di questi contenitori sono: salute fisica, situazione lavorativa e relazioni interpersonali.
Le aree non necessitano della definzione di una scadenza fissa quindi possono essere considerati come pilastri della propria vita da curare continuamente.
Nella categoria risorse sono contenuti, divisi per argomento di interesse, tutti gli elementi che permettono di accrescere la propria conoscenza. Tra questi troviamo libri, articoli, suggerimenti, appunti personali, ecc…
Gli archivi servono, invece, per conservare tutte le informazioni (derivanti dalle altre categorie) che non sono più utili nell’oggi ma che potranno nuovamente esserlo in futuro. In questo modo si libera spazio nel vostro ambiente di lavoro nel quale troverte velocemente sempre e solo le informazioni delle quali avete immediato bisogno.
A chi è rivolto il metodo PARA?
Il metodo PARA, come hai visto, è estremamente personalizzabile e flessibile quindi può essere utilizzato in diversi ambiti. Se ancora non ne siete convinti, ecco alcuni esempi di utilizzo:
studenti: gli studenti tengono già traccia delle loro attività utilizzando piccoli quaderni o diari da portare sempre con sé. Implementare il metodo PARA permetterà di andare oltre alla stesura continua (tipica dello scorrimento delle pagine di un quaderno) dei propri appunti e di poterli collegare tra loro, ritrovare più velocemente e comprenderli meglio;
scrittori: annotare tutti gli avvenimenti, poterli spostare temporalmente come se fossero tanti post-it, definire le idee per un personaggio in particolare o una ambientazione specifica. PARA vi aiuterà a tenere traccia di tutti i pezzi del puzzle che state individuando e che utilizzerete per creare la vostra storia (o forse la prossima);
imprenditori: sia che stiate fondando una start-up o dobbiate gestire una multinazionale, la gestione e la disponibilità delle informazioni sono punti cruciali nel buon funzionamento della vostra azienda. Il metodo PARA permette a tutti di individuare velocemente ogni tipo di informazione, di contribuire alla conoscenza condivisa del gruppo di lavoro (e non solo) in modo da rendere più efficiente lo scambio di idee e la formazione di nuovi collaboratori. La suddivisione per argomenti e il fatto che tutto il sistema sia implementato digitalmente permettono a tutti di poter avere conoscenze su marketing, tecniche di progettazione, logistica, ecc… che rischierebbero di rimanere solo ad appannaggio di poche, specifiche e insostituibili persone;
comuni mortali: ognuno di noi ha un progetto, una passione, un sogno nel cassetto o anche solo un’idea che gli può svoltare un lavoro o la vita intera. Il metodo PARA permette di organizzare tutti questi pensieri così da poterli razionalizzare e non disperderli nel caos che infesta le nostre vite;
entusiasti della produttività: ritenete inconcepibili le perdite di tempo nella ricerca di informazioni utili sulle quali avete già sbattuto la testa più volte? Non sopportate il fatto di dimenticarvi quella cosa importante che dovete fare tra 4 settimane? Il metodo PARA è giusto per voi, aggiungetelo al vostro flusso di lavoro per tenere in ordine conoscenze, responsabilità e obiettivi personali.
Alcuni consigli per implementare al meglio il metodo PARA
Il metodo PARA può funzionare anche da solo ma lo fa meglio se implementato all’interno di un sistema di gestione di un Second Brain che abbia un terreno già predisposto per accoglierlo al meglio. Per rendere tale il vostro sistema, ecco alcuni semplici consigli.
Scegliete il mezzo giusto
Il mezzo che vorrete usare dovrà soddisfare al meglio le seguente caratteristiche per evitare di farvi dannare eccessivamente:
facilità nell’acquisizione rapida di informazioni presenti anche su fondi diverse;
capacità di gestire database di grandi quantità di appunti senza problemi;
possibilità di accesso sia da desktop che da mobile;
facilità di ricerca dei contenuti sfruttando tag o barre di ricerca;
supporto di allegati di varia natura (immagini, file, pdf, video, ecc…);
possibilità di utilizzo in modalità privata e collaborativa.
La scelta deve essere estremamente accurata e si devono prima provare le diverse opzioni presenti sul mercato perché la costruzione di un Second Brain è un attività che richiede molto tempo ed energia e, spesso, la migrazione tra piattaforme diverse non è così agevole come sembra.
Personalmente avevo iniziato, prima di conoscere il metodo PARA, a riportare le informazioni su Evernote ma la volontà di implementare un miglior tipo di collegamento tra le varie informazioni mi ha portato a migrare tutti i miei appunti su Notion (che ha una funzione utile per farlo “abbastanza velocemente"). Se non sai da dove iniziare, ecco i primi due strumenti che ti consiglio di provare.
Costruire la propria casa
Soprattutto all’inizio è bene attenersi rigidamente alle 4 categorie proposte da Tiago Forte. In questo modo avrete un sistema semplice ed intuitivo e poi… C’è sempre tempo per complicare le cose.
Una volta definiti i quattro contenitori, organizzate le informazioni sulla base di cartelle ed etichette per essere sicuri di ritrovare tutto il più velocemente possibile. Mi raccomando, usate nomi chiari e descrittivi per ogni elemento per essere sicuri di non avere sovrapposizioni o indecisione su dove alloggiare l’informazione.
Decidere cosa “catturare”
Ognuno di noi è diverso quindi risponderà diversamente alla domanda: “quale tipo di informazione devo registrare? Cosa devo acquisire?”.
L’unico consiglio che mi sento di fornire è… Non autocensuratevi, catturate tutto ciò che vi viene in mente, dalle ricette agli itinerari di viaggio, dalle idee di prodotto che volete sviluppare alle risorse utilizzate per i progetti in corso. Ricordate che tutto potrà tornarvi utile in futuro.
CODE!
CODE è l’acronimo di Colleziona, Organizza, Distilla ed Esprimi. È un processo, sempre ideato da Tiago Forte, che si compone di quattro fasi e permette di aggregare, comprimere e riutilizzare al meglio tutte le informazioni presenti nel vostro Second Brain. I passi di questo processo sono:
collezionare: acquisite informazioni da ogni tipologia di fonte, derivino esse da articoli di giornale, podcast, video o altro;
organizzare: classificate tutte le informazioni in assiemi pertinenti all’interno del Second Brain sfruttando le cartelle del metodo PARA;
distillare: riassumete e sintetizzate ciò che leggete, non servirà mai un intero libro da 500 pagine ma solo i concetti che questo esprime;
esprimere: usate il vostro cervello per ricombinare le informazioni acquisite e creare qualcosa di nuovo, tutto ciò che avete raccolto prima deve essere fonte di ispirazione per il nuovo che andrete a creare.
Rivedere, rivedere e rivedere ancora
Tutto il materiale prodotto e raccolto non deve essere tenuto lì come se fosse su una biblioteca digitale a prendere polvere ma deve essere rivisto (possibilmente) ogni settimana. Le idee e i collegamenti migliori arrivano quando meno ce lo aspettiamo, tenere fresche le informazioni che acquisiamo sicuramente renderà il lavoro più facile per il nostro cervello. Forte presenta i seguenti cinque passi per una revisione efficace:
cancella sempre la posta in arrivo e controlla gli eventi dal calendario, in questo modo manterrai uno spazio di lavoro sempre libero e ordinato;
trasferisci gli appunti fisici e le liste di cose da fare all’interno del sistema così ne terrai meglio traccia e sarà più facile consultarli;
libera lo spazio di lavoro digitale (desktop, cartelle, ecc…);
trasferisci le note presenti nella posta in arrivo negli appositi contenitori;
durante il fine settimana, controlla gli elenchi di attività per la settimana successiva così da definire il giusto livello di urgenza per ogni cosa.
Conclusioni
Il metodo PARA è estremamente efficace se usato con costanza e mostra i suoi effetti migliori sul lungo periodo quindi non abbiate fretta di osservare dei risultati tangibili sulla vostra vita e siate pazienti. Implementate al meglio questi passaggi all’interno del vostro flusso di lavoro e vedrete che pian piano non lascerete più nulla indietro (a meno che non lo vogliate davvero dimenticare).
