Dal contesto aziendale alla vita privata: l’efficacia dei KPI
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I KPI (o Key Performance Indicators) sono indicatori misurabili e concreti che, soprattutto in ambito industriale, permettono di monitorare il progresso di un progetto o l’operatività di un’azienda. Possono essere di alto livello quando sono usati per valutare aspetti più generali oppure di dettaglio se osservano qualcosa di più specifico.
La loro efficacia si manifesta quando riflettono chiaramente l’andamento della grandezza che stanno valutando e superano quelle vanity metrics che non misurano concretamente alcun aspetto.
Alcune indicazioni per sviluppare dei KPI che siano il più possibile efficaci sono:
definire chiaramente gli obiettivi del risultato atteso;
definire una grandezza misurabile per il singolo KPI;
possibilità di aggregare i KPI di dettaglio in indici di alto livello;
definire range di accettabilità e obiettivi di soglia.;
aggiornare periodicamente gli indici da monitorare in base alle esigenze;
documentare la storia delle misurazioni effettuate.
Quanto detto finora è tanto vero per il contesto lavorativo quanto per la vita privata, con la sola variazione della tipologia di grandezze da misurare. Se da una parte saranno le performance aziendali ad essere monitorate (produttività, prodotti di qualità, tempo impiegato, ecc.), dall’altra ci saranno indici come il tempo passato con la famiglia, il numero di esperienze fatte, il numero di libri letti, ecc…
Non esistono KPI giusti o sbagliati in senso assoluto, ma solamente più o meno utili in base al contesto attuale nel quale queste grandezze vengono monitorate. Ricordiamo che i KPI sono come delle fotografie istantanee, rappresentano un momento e possono essere utili per operare confronti con il passato o con obiettivi che si vogliono raggiungere.
Come definire efficacemente un KPI?
I KPI permettono un approccio sistematico e data-driven verso un particolare aspetto della propria vita o del proprio contesto lavorativo; questo permette di superare le metriche puramente qualitative che portano più a raccontare di aver fatto qualcosa che a dimostrarlo effettivamente. Il cervello umano, infatti, è molto bravo a riempire i buchi, le nostre debolezze, le mancanze, con racconti che contengono una maggiore o minore porzione di verità; in altre parole, spesso ce la raccontiamo e siamo ben felici di farlo.
Affidarsi a valori, numeri e, in generale, dati ha essenzialmente due benefici: legare l’esperienza quotidiana a qualcosa di concreto e obbligare il nostro cervello a dare una valutazione, a quantificare ciò che accade attorno a noi. In questo modo ci educhiamo a essere più analitici nei nostri confronti e rispetto al contesto lavorativo che viviamo quotidianamente.
Quando si definiscono dei KPI, l’obiettivo è costruire un sistema che permetta, a colpo d’occhio, di valutare la situazione generale di un particolare ambito e, se necessario, andare più in profondità tramite indicatori più specifici.
Quali domande porsi per definire KPI utili?
In maniera preparatoria allo sviluppo dei KPI, bisogna definire una serie di aree di miglioramento, una scala di valori, una personal mission statement secondo la quale operare questi cambiamenti. Senza una definizione chiara dell’ambito e dei valori ad esso legati, infatti, non avremo quella struttura necessaria e utile sulla quale basare le successive valutazioni.
Una volta effettuato questo primo passo, potremo porci domande come quelle riportate di seguito:
Quale risultato desidero ottenere da questo monitoraggio?
Come è possibile influenzare il risultato?
Quale regola uso per misurare il progresso in questo particolare ambito?
Con quale frequenza devo rivedere i progressi per valutare il corretto orientamento al risultato che voglio ottenere?
Come posso essere sicuro di aver raggiunto il risultato desiderato?
Dare una risposta sequenziale a questa serie di domande permette di analizzare in maniera chiara tutte le sfaccettature di una particolare situazione e di costruire KPI che siano effettivamente indicatori/valutatori di quanto desiderato.
Caratteristiche di un KPI efficace
Rispondere alle domande riportate sopra permette, come detto, di definire efficacemente un KPI. La domanda che possiamo porci adesso, quindi, è: come posso essere sicuro che i KPI che ho definito siano efficaci e ben costruiti?
Un KPI deve essere anzitutto misurabile secondo il corretto metro di giudizio in grado di far emergere effettivamente miglioramenti e peggioramenti in un determinato ambito.
Un secondo aspetto è che sia contestualizzato e specifico, poiché l’indice deve essere influenzato il meno possibile da altri parametri se non quelli di effettivo interesse.
Da ultimo, un KPI deve essere univocamente definito nel suo criterio di valutazione. Non devono essere presenti ambiguità e questo può comportare la stesura di un certo grado di documentazione utile per chiarire ogni aspetto relativo all’oggetto dell’osservazione.
Il rapporto tra KPI e tempo
Gli indici che abbiamo definito secondo le modalità viste fino ad adesso non hanno senso in un contesto senza scadenze temporali. I KPI, infatti, devono essere monitorati, rivisti e adattati su base quotidiana, settimanale o mensile per essere efficaci.
Attendere troppo a lungo il monitoraggio di una grandezza può far sì che essa sia influenzata anche da fattori esterni e indesiderati e quindi che non risulti più essere sufficientemente veritiera. Allo stesso modo, osservare qualcosa in un lasso temporale troppo breve può non permettere una corretta osservazione delle variazioni a seguito delle azioni intraprese per influenzare positivamente il fenomeno.
Definire il giusto arco di tempo per le osservazioni è un compito difficile ma necessario per la buona riuscita della misurazione e delle valutazioni che ne conseguono. Non monitorare correttamente la situazione, infatti, può portare a dei falsi positivi (o negativi) che potrebbero a loro volta innescare conseguenze non adeguate e indesiderate.
KPI come stimolo per il miglioramento
Un KPI non è tale se non viene fissato anche un obiettivo, un valore target da raggiungere. Questo numero, però, non può ovviamente essere fornito a caso ma deve essere qualcosa che rappresenti un desiderio e definisca un miglioramento complessivo rispetto alla situazione attuale.
Il target deve agire da stimolo per chi si adopera per raggiungerlo e, proprio per la sua natura aspirazionale e motivazionale, non deve fissare un’asticella troppo alta per non demotivare nessuno né troppo bassa perché potrebbe rendere la metrica un mero esercizio di stile più che uno strumento utile a raggiungere un effettivo miglioramento.
KPI veritieri, obiettivi raggiungibili e condivisibili (quando si lavora in team) sono aspetti utili per fornire reali indicazioni sulle possibilità di conseguimento di uno specifico obiettivo nell’ottica di un kaizen operato tanto nella propria vita quanto nel proprio contesto lavorativo.
Esempi di KPI
I KPI possono essere sviluppati sia in un contesto aziendale e lavorativo sia nella vita privata. Di seguito riportiamo alcuni elenchi al solo scopo di fornire qualche prima idea, qualche esempio qualora sia la prima volta che ci si imbatte in una tematica ampia e complessa come questa.
KPI nel contesto aziendale
I KPI a livello aziendale vengono utilizzati per valutare le performance prodotte da un reparto specifico e, più ad alto livello, dall’azienda nel suo complesso. Sono indici basati spesso su dati concreti, spesso direttamente ricavabili da CRM o da apposite strumentazioni montate, ad esempio, su macchine impiegate per la realizzazione di particolari prodotti.
A seconda del contesto in cui operiamo e degli strumenti di cui disponiamo, saremo in grado di raccogliere più o meno dati e, di conseguenza, potremo misurare un numero maggiore o minore di indici di performance.
Ricordiamo, però, che non è tanto importante quanti indici valutiamo, ma quali indici valutiamo, poiché saranno utili solo quelli effettivamente relativi alla tematica che vogliamo osservare. Se abbiamo un problema sul numero di nuovi clienti, osservare il tempo medio di evasione di un ordine è un aspetto inutile e, forse, anche fuorviante per alcune valutazioni che possono nascere.
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Margine di profitto lordo
Days sales outstanding (numero di giorni medio necessario per riscuotere crediti dai clienti)
Rapporto tra debito ed equity
Margine di profitto netto
Cash conversion cycle (tempo medio necessario per convertire un investimento in ricavi)
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Tempo medio per il completamento di un progetto
Rendimento del team
Tasso di adesione alle scadenze
Ore lavorative straordinarie
Tempo impiegato in formazione
Efficienza nella gestione delle risorse
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Tasso di turnover
Tempo medio per riempire le posizioni vacanti
Indice di soddisfazione dei dipendenti
Indice di assenteismo
Talent retention
Costo per assunzione
Tasso di incidenti sul lavoro
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Tasso di crescita delle vendite
Valore di un cliente
Costo di acquisizione di un nuovo cliente
Tasso di conversione di pagina web/social media
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Overall Equipment Effectiveness
Tempo medio di attrezzaggio di un impianto
Tempo di funzionamento di una macchina
Affidabilità di una macchina
Tempo medio di manutenzione di una macchina
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Fatturato
Margine di profitto
Ritorno degli investimenti
Flusso di cassa operativo
Quota di mercato
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Tempo di ciclo di produzione
Tasso di rottura delle scorte
Utilizzo delle risorse
Costo per unità prodotta
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Valore medio degli ordini
Tasso di acquisizione di nuovi clienti
Percentuale di clienti ricorrenti
Vendite
Fatturato
Tasso di up-selling
Tasso di cross-selling
KPI per la vita privata
I KPI nella vita privata offrono una prospettiva olistica sul progresso personale poiché sono la combinazione di risultati tangibili e realizzazioni emotive. La loro misurazione fornisce anche l’occasione di riflettere sull’equilibrio tra quantità (quanto si fa) e qualità (come lo si fa) in relazione a una particolare tematica. In quest’ottica, definire KPI efficaci permette di evitare parametri generici che, soprattutto nel contesto personale, possono portare a errate valutazioni e a soluzioni fuorvianti.
Ad ogni modo, bisogna tenere sempre a mente l’allineamento tra i propri valori e le aree di miglioramento nelle quali si vuole intervenire, operando misurazioni mirate.
Di seguito riportiamo alcune liste di metriche divise per categoria, così che possano fungere da esempio per individuare quelle più adatte a ogni specifica situazione.
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Tempo trascorso a giocare con i figli
Tempo trascorso con il partner
Numero di pasti svolti in famiglia
Attività svolte insieme alla famiglia
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Indice dei risparmi personali
Allocazione di risorse ad uno specifico fine
Bilanciamento del portafoglio
Valutazione di entrate e uscite personali e famigliari
Tasso di ribilanciamento delle finanze personali
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Partecipazione a corsi di formazione
Nuove competenze sviluppate
Numero di libri letti in un particolare ambito
Documentari visti su uno specifico argomento
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Numero di compiti completati
Tempo medio di completamento di un compito
Priorità dei lavori svolti
Numero di interruzioni
Percentuale di obiettivi raggiunti a lungo termine
Qualità del lavoro
Rispetto delle scadenze
Tempo dedicato ad attività di crescita personale
Bilanciamento tra lavoro e vita privata
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Tasso di concentrazione su uno specifico compito
Ore di straordinario operate a lavoro
Giorni di assenza da lavoro
Sviluppo di relazioni con nuovi colleghi
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Numero di nuove relazioni sviluppate
Grado di profondità nella conoscenza di amici e famigliari
Tempo passato con gli amici
Esperienze realizzate con altre persone
Tempo dedicato al volontariato
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Esercizio fisico effettuato
Tempo dedicato a passeggiate
Sviluppo di un’alimentazione sana
Visite di controllo effettuate
Oltre i KPI e altre conclusioni
I KPI, come abbiamo visto, sono strumenti definiti inizialmente (e principalmente) in ambito lavorativo e solo in un secondo momento adattati alla vita privata. Guardando, quindi, alle novità nel contesto industriale, possiamo individuare altri strumenti utili.
Uno strumento alternativo sono gli OKR (Objectives and Key Results), che partono dalla definizione di obiettivi e risultati concreti da raggiungere, soprattutto in contesti in cui non si dispone di uno storico che permetta di instradarci.
Anche gli OKR, come i KPI, devono essere concreti, ma mentre i secondi corrispondono a un’istantanea della situazione e permettono solo un confronto con un passato noto e ripetitivo, i primi fissano obiettivi di miglioramento e permettono di quantificarli, così da guardare a un futuro anche non immediato.
È importante ricordare che KPI e OKR non si escludono a vicenda; anzi, funzionano al meglio quando utilizzati contemporaneamente, proprio perché hanno due obiettivi temporali di osservazione differenti.
In conclusione, potremmo dire che i KPI sono come le spie presenti sul cruscotto di una macchina e, anzi, ci forniscono anche qualche indicazione in più. Non solo si accendono per rendere chiara ed esplicita la presenza di un problema, ma devono anche evidenziare se, e quanto, siamo aderenti agli obiettivi che ci stiamo prefiggendo.
Non possiamo pensare alla vita privata o alla storia di un’azienda solo in termini di grandi traguardi raggiunti e di premi ottenuti; questi sono dei picchi che non aiutano a una comprensione totale del nostro andamento nel tempo. Dobbiamo piuttosto ragionare (e osservare) le situazioni su base giornaliera, settimanale, mensile e aiutarci a capire meglio su cosa intervenire per migliorare effettivamente e in maniera allineata con gli obiettivi e i valori che si trovano alla base di ciò che facciamo.
